Bước 1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi 01 bộ hồ sơ đề nghị đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thư viện đặt trụ sở. Thời gian từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần, buổi sáng 7 giờ - 11 giờ, buổi chiều 13 giờ - 17 giờ trước ngày dự kiến chấm dứt hoạt động thư viện ít nhất 30 ngày + Hồ sơ chưa hợp lệ hướng dẫn người nộp hoàn chỉnh hồ sơ. + Hồ sơ hợp lệ thì nhận và viết phiếu hẹn.

Bước 2. Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan tiếp nhận thông báo chấm dứt hoạt động thư viện đối với thư viện cộng đồng thẩm định điều kiện. - Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày tiếp nhận thông báo, nếu hồ sơ thông báo không đủ tài liệu theo quy định, Ủy ban nhân dân xã có trách nhiệm gửi văn bản yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ. Trường hợp không đồng ý phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Bước 3. Đến hẹn (trong giờ hành chính) tổ chức mang phiếu hẹn đến Bộ phận một cửa Ủy ban nhân dân xã.

- Cách thức thực hiện: Gửi trực tiếp, trực tuyến hoặc qua đường bưu điện đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thư viện đặt trụ sở